就業規則新規作成・変更

労働トラブルが発生してから、雇用契約書や就業規則を本格的に確認したところ、不備があり、時すでに遅しという状態で、会社が不利な立場にたたされるという事態が多発しています。

なるべく早く、雇用契約書や就業規則に不備がないかチェックして、整備することが企業リスクを減らすことにつながります。

労働基準法など労働関係法令は、残念ながら、「弱い労働者、強い企業」という構図のままで運用されている実態ですので、企業として入念な労務環境整備をしておかないと会社を守ることができません。

社会保険労務士事務所　大阪ビジネスサポートセンターは、通算20,000件以上の経営相談対応実績をもとに、会社の実情を把握させていただいたうえで、それぞれの会社の実情にあった雇用契約書や就業規則を作成します。

就業規則とは

就業規則とは、労働者の給料や労働時間といった労働条件、労働者が遵守すべき職場内の規律やルールなどをまとめた規則です。

就業規則には、次のような規程が必要となります。

• 正社員に適用される就業規則
• 非正規従業員に適用される就業規則（契約社員、パートタイマー、嘱託社員などに適用）
• 正社員に適用される賃金規程
• 育児介護休業規程　など

従業員を常時10人以上雇用している企業は、就業規則の作成、労働基準監督署への届出が義務付けられています。

正社員が10名以上という意味ではなく、パートタイマ―・アルバイトも含め人数のカウントをする必要があります。

就業規則は、「会社全体で１つ作成し、届出をすればよい」と勘違いされる方がいらっしゃいますが、間違いです。

就業規則は、「事業場（事業拠点）ごとに作成し、事業場ごとに管轄の労働基準監督署に届出を行うこと」が必要となります。

労働条件通知書と雇用契約書は何が違うのか？

労働基準法の定めにより、正社員だけでなく、アルバイトにも雇用期間、就業場所、労働時間、休日、給料などの労働条件が記載された労働条件通知書を書面等で労働者に交付することが義務とされています。

記載すべき項目については、労働基準法で定められていますので、一部の事項しか記載されていない書面を労働者に交付しても労働基準法に違反している状態となります。

労働条件通知書は、企業から労働者に対して一方的に通知することで法律上の義務を果たしたことになり、労働者の同意までは求められていません。

雇用契約書は、企業が労働条件を記載した契約書を作成し、内容について労働者が合意したという意思表示を示したものです。

企業から労働者に対して一方的に通知するだけでは、雇用契約書としての要件を満たしたことにはならず、内容について労働者が同意したという意思が表示されていることが必要になります。

労働者がしっかりと内容について理解をして合意したか否かを明らかにするためには、雇用契約書を活用することが望ましいと言えます。

書面のタイトルが「労働条件通知書」、「労働契約書」、「覚書」、「合意書」、「同意書」などと記載されていたとしても、企業と労働者が約束した労働条件が記載されているとすれば、法律上は雇用契約書として効力を発します。

雇用契約書や就業規則がなぜ必要か？

雇用契約書や就業規則は、企業と労働者の約束事（ルール）を記載したものになります。

例えば、皆さんがジャンケンをするとき、後出しジャンケンをするとズルをしたと言われると思います。

企業が意に沿わない事態が発生したときに、労働者に対して「社会人としての常識」など言い出したくなるようなケースもあろうかと思います。

企業からすると「社会人としての常識」と感じられ、

労働者からすると「経営者の後出しジャンケン、経営者の単なる気分による発言、経営者の単なる言い訳」という風にとらえられるというギャップが発生することになります。

立場の違いで、思い至る印象が変わるということをしっかり認識しておかなければなりません。

ですので、企業が「社会人としての常識」と主張したいのであれば、あらかじめ「労働者にしてほしい行動」、「労働者にしてほしくない行動」を雇用契約書や就業規則に明確に示しておき、労働者に理解しておいていただくということが必要となります。

就業規則を整えれば、雇用契約書までこだわらなくてよいのではないかと感じる企業もいらっしゃいますが、労働基準監督署に届け出た就業規則をどの程度、労働者に周知できているのかによって、就業規則の有効性の判断が問われるリスクがありますので、個々の労働者に対して、雇用契約書でもしっかりと合意形成をした方が企業としてリスク回避につながります。

雇用契約書や就業規則には、次のような機能があることにも着目しましょう。

• 個々の労働者のワガママな主張を抑止し、会社の秩序を保つことができる
• 労働トラブルが発生したときに基準として会社を権限を保つことができる
• 機密情報など情報漏えい防止など会社の利益を守ることができる
• コンプライアンス（法令遵守）を実現し、企業としての責任を果たすことができる

従業員数が少ないから就業規則は不要？

従業員を常時10人以上雇用している企業は、就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出ることが義務となっているので、逆に従業員を常時9人以下で雇用している企業は、就業規則を作成する必要がないと勘違いされるケースがよく見受けられます。

就業規則は、「労働者にしてほしい行動」、「労働者にしてほしくない行動」を明記するものですので、従業員数が少ないうちから明確にしておいた方がよいものになります。

従業員数が少ないからといって、働くルールが明確化されていない状態が続き、後から就業規則で労働者に対して規制を強めようとすると「労働者に対する不利益変更」のため無効と判断されるリスクが発生してしまいます。

そのため、就業規則は、従業員数が少ない時期からしっかりとそれぞれの企業にあう内容でオーダーメイドで作成することが必要となります。

簡易版の就業規則を求める声が多いが実際どうなのか？

「就業規則をどのように作成すればよいのかわからない」、「就業規則がないという状態はまずい気がするのでとりあえず簡易な就業規則だけを作成したい」という声を耳にします。

インターネットで無料ダウンロードできる就業規則のひな形、厚生労働省が無料公開している就業規則のひな形などいろいろな選択肢があるように感じられるのではないでしょうか？

しかしながら、企業の働くルールは、それぞれの企業ごとに違うのが当たり前です。

厚生労働省が無料公開している就業規則のひな形も、労働者保護に重視した記載内容で、法律上の義務以上の内容が記載されたものであり、逆に企業のリスク回避のためには記載しておくことが望ましい内容は記載されてない状況になっています。

安易に簡易版の就業規則を使うと、企業の活動実態、経営理念にそぐわない内容が企業と労働者との約束事（ルール）になってしまい、企業が後から「そんなつもりではなかった、簡易版の就業規則の記載が間違っている」と主張しても、簡易版の就業規則に明記されている内容が約束事（ルール）となってしまいます。

簡易版の就業規則を使用して、労働トラブルが発生し、企業が数百万円から数千万円の損失を被るというケースをよく目にします。

企業がリスクを回避するためには、企業ごとに想定すべきリスク回避ポイントについてしっかりと記載をしたオーダーメイドの就業規則が必要です。

就業規則だけでなく、雇用契約書についても企業ごとに想定すべきリスク回避ポイントについてしっかりと記載をしたオーダーメイドのものが必要です。

経営理念共有型就業規則はなぜかえって問題を大きくしてしまうことになるのか？

就業規則を作成するにあたり、「経営理念共有型就業規則」こそが、望ましい就業規則であるとホームページなどで大々的に主張されていることがありますが、大きな間違いです。

このような主張をされている方は、就業規則の中に経営理念について記載されることを推奨されていますが、就業規則は経営理念を記載する法律文書ではなく、経営者の自己満足を表現するための文書ではありません。

企業が労働トラブルのリスクを回避し、正常な企業活動が実現し続けるようにすることが経営にとって必要であることは明らかであると思います。

経営理念を実現するために、就業規則に経営理念を明記することは必要ではなく、企業の様々な取組みにより経営理念を達成することができます。

あたかも、経営理念を達成するためには、就業規則に経営理念を記載する必要があると判断するのは危ない判断と感じていただければと思います。

就業規則を作成する上で気をつけるべきポイント

就業規則を作成する際に、次のようなポイントに注意する必要があります。

既に就業規則を作成されている企業においても、変更（改定）が必要か否か、次のようなポイントをご確認いただき、ご判断いただければと思います。

雇用契約書や就業規則の作成以外で気をつけるべきポイント

労災保険の適用を意味する「労働保険関係成立届」は会社全体で１つを作成・提出すればよいのではなく、事業場（事業拠点）がある場合は、事業場（事業拠点）ごとに作成・提出が必要です。

雇用契約書や就業規則の整備も大切ですが、まずは事業場（事業拠点）ごとに労働保険関係成立届が作成・提出できているか確認が必要です。

３６協定や変形労働時間制の協定書・協定届も事業場（事業拠点）ごとに作成・提出が必要です。

就業規則は、労働者過半数代表の選出や周知が大切です

作成した就業規則が法律的に有効なものとして機能を発揮するには、「労働者過半数代表の選出が適正であったか」、「就業規則の周知が十分になされているか」ということが非常に大切になります。

就業規則を企業が勝手に作って、労働者に見つからないように隠している、見せないようにしている、労働者が誰も見たことがない状態では、就業規則が効力を発揮しているとは認められません。

就業規則を作成・変更（改定）する際は、従業員説明会を実施することが望ましいと言えます。

就業規則作成の手順

就業規則を作成・変更（改定）する際は、大阪ビジネスサポートセンターで次の手順でサポートさせていただきます。

就業規則は法律文書ですので、企業が労務リスクを回避するために、具体的にどのように記載すべきか理解した上で作成・変更（改定）を進める必要があります。

社会保険労務士という国家資格を保有していても労務トラブル対応経験が少ない方は、法律文書としてどのように就業規則を作成すべきか理解されていない状況ですので、社会保険労務士に依頼して作成・変更（改定）してもらったという就業規則を拝見しても70％以上の確率で大きな不備があることを発見する状況です。

就業規則作成経験だけでなく、労働トラブル対応経験が豊富な大阪ビジネスサポートセンターにご依頼ください。

※ご依頼から３ヶ月程度の期間を想定いただくことで、潜在的な課題も踏まえた就業規則の作成・変更（改定）を実現することができます。